Czas na porządki w danych osobowych

Robiąc w firmie audyt warto również posegregować dokumenty (papierowe i cyfrowe) na te, która są niezbędne oraz te, które od lat już do niczego nie służą. RODO nakazuje przechowywać minimalną, niezbędną liczbę danych osobowych, więc teraz jest dobra okazja, aby pozbyć się – w sposób bezpieczny – tych niepotrzebnych.

– Przeprowadzając audyt u niektórych klientów spotykamy się z serwerami o ogromnych pojemnościach i nikt nie wie, do czego zapisane na nich dane służą. Oczywiście, to od decyzji klienta zależy, co z nimi zrobi. Niektórzy decydują się na ich usuniecie, uwalniając w ten sposób dodatkowe zasoby sprzętowe, inni na wszelki wypadek zostawiają je – opowiada Andrzej Syta.

Takie dane można bezpieczne skopiować na biblioteki taśmowe IBM-u o dużej pojemności, które nawet dla większego bezpieczeństwa można odciąć od firmowej sieci. W razie, gdyby okazało się, że trzeba po nie sięgnąć, nie będzie stanowiło to problemu.

Po jednej z informatycznych firm krąży anegdota o zapomnianym serwerze. Nikt nie potrafił wyjaśnić, czemu służą zawarte w nim dane. W końcu jeden z administratorów wyłączył go. Okazało się, że nic złego się nie wydarzyło, przez kolejne tygodnie żadnemu z pracowników nie brakowało tych danych. Od lat były one po prostu nikomu do niczego niepotrzebne.

Prezes dużej korporacji wyjaśnił kiedyś, dlaczego w firmach przechowuje się ogromne ilości dokumentów zarówno papierowych, jak i w formie cyfrowej. Po prostu nikt nie ma odwagi podjąć decyzji, że trzeba je usunąć “bo nie wiadomo, czy kiedyś się do czegoś nie przydadzą” – tłumaczą zazwyczaj. Lepiej, dla świętego spokoju, przez lata płacić za ich przechowywanie. A przecież analiza starych, nieaktualnych danych może przynieść tylko błędne wnioski, więc absolutnie mija się z celem.